In Vermietungsunternehmen in ganz Europa geht in Bezug auf die DSGVO die Panik um, dass alle Firmen ihre Datenverarbeitungs- und Datenschutzverfahren ändern müssen und dass einfach noch niemand auf die Neuerungen vorbereitet ist. Die DSGVO ist jedoch nichts, vor dem wir Angst haben müssten. Stattdessen sollten alle europäischen Vermietungsunternehmen die Verordnung mit offenen Armen aufnehmen und sich über die vorbildlichen Praktiken freuen, die damit gefördert werden. Bevor wir das jedoch machen können, müssen wir erst einmal genau wissen, worum es überhaupt geht!
Was ist die DSGVO?
Die Abkürzung DSGVO steht für Datenschutz-Grundverordnung. Sie betrifft alle Unternehmen, die Waren oder Dienstleistungen für Verbraucher in der EU anbieten. Kurz gesagt, wir alle müssen wesentlich strengere und sichere Speicher- und Nutzungsverfahren für personenbezogene Daten einhalten.
Was geschieht, wenn ich die DSGVO ignoriere?
Die Geldstrafen für eine Nichteinhaltung der neuen Datenschutzvorschriften können sich auf bis zu 20 Mio. EUR oder 4 % Ihres Jahresumsatzes belaufen.
Was gilt als „Personenbezogene Daten“?
Dabei kann es sich um alles handeln, mit dem eine Person identifiziert werden kann. Sozialversicherungsnummern, E-Mail-Adressen, Bankverbindungen, medizinische Aufzeichnungen … diese Liste könnte beliebig fortgesetzt werden. Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die einer bestimmten Person zugeordnet werden können. So kann z. B. „Klaus Mustermann“ eine beliebige Person sein. Aber wenn Sie den Namen von Klaus UND seine Telefonnummer kennen, dann verfügen Sie über Daten, die nur ihm zugeordnet werden können. Somit habe Sie seine personenbezogenen Daten in Ihrem Vermietungssystem.
Was muss ich also tun?
Holen Sie Einverständniserklärungen ein und bewahren Sie die entsprechenden Nachweise auf! Es ist wirklich so einfach wie ein JA oder NEIN. Kreuzen Sie keine Formular-Kästchen für Ihre Kunden im Voraus an und gehen Sie nicht davon aus, dass eine fehlende Reaktion ein „Ja“ ist. Fragen Sie nach einer eindeutigen Antwort – eine Antwort, die Sie niemandem abgenötigt bzw. auf die Sie keinen Einfluss genommen haben.
Wie viel Zeit habe ich, bis dieses Gesetz gilt?
Nicht viel. Die DSGVO tritt am 25. Mai 2018 in Kraft, aber Sie müssen bereits jetzt handeln. Je mehr Sie vor dem 25. Mai erledigen können, desto besser.
Unser Rat: Machen Sie sich keine Sorgen bezüglich der neuen DSGVO. Es gibt viele Möglichkeiten, wie Sie Ihre fortlaufende Konformität sicherstellen können – Sie müssen nur wissen, welche das sind. MCS hat ein Whitepaper mit weiteren Informationen dazu erstellt, welche Folgen die Verordnung für Sie hat und wie Sie sicherstellen können, dass in Ihrem Vermietungsunternehmen alles erdenkliche getan wird, damit Sie auf die neuen Regelungen vorbereitet sind.
Wir haben 6 einfache Schritte für Sie zusammengestellt. Und wenn Sie diese Maßnahmen umgesetzt haben, sind Sie auf dem besten Weg, die Anforderungen der neuen DSGVO zu erfüllen.
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