MCS, der Spezialist für Vermietsoftware, hat eine neue mobile App entwickelt, die es Vermietern ermöglicht, die Schichtzuteilung, die Erstellung und Einreichung von Stundenzetteln sowie die endgültige Abrechnung der tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden zu digitalisieren. Die neue MCS Timesheet Mobile App wurde aufgrund der verstärkten Nachfrage von Vermietern und Betreibern nach einer digitalen Lösung entwickelt. Diese ersetitz die mühsamen, papierbasierten Stundenzettel, die ineffizient waren und sich als ein häufiger Engpass in der Vermietungsbranche erwiesen.
MCS Timesheet Mobile gibt Vermietern die Möglichkeit, ihre Teams besser zu organisieren und sich an Änderungen in letzter Minute und Kundenwünsche anzupassen. Mit einer mobilen App können Schichten im Voraus zugewiesen und auf die Geräte der Mitarbeiter übertragen werden, um sie zu akzeptieren. Da die Schichten digital sind, können sie auch in letzter Minute noch geändert oder bearbeitet werden, ohne dass die Bediener per E-Mail über die Änderungen informiert werden müssten. Nick Thomson, MCS Sales Director, erklärt,
„Viele Verleihfirmen sind auf E-Mails angewiesen, um Schichtpläne an die Belegschaft zu übermitteln, was ein langwieriger und zeitraubender Prozess ist. Für Unternehmen, die viel Schichtarbeit leisten, kann die Nachverfolgung der per E-Mail zurückgesandten Annahme- oder Ablehnungsbestätigungen willkürlich sein und zu Fehlern führen, besonders wenn es um Änderungen in letzter Minute geht.
Mit Ressourcen und Zeitplänen, die effizient im MCS Resource Planner organisiert sind, ist es so einfach, Schichten an das mobile Gerät jedes Bedieners zu liefern. Mit nur einem Klick kann der Bediener die Arbeit über die Timesheet Mobile App auf seinem Smartphone entweder annehmen oder ablehnen. Das bedeutet, dass die Arbeitspläne schnell versandt werden und die Bestätigung der Arbeiter unkompliziert und akkurat ist.“
Die neue mobile App ermöglicht es den Bedienern auch, Stundenzettel von ihrem Telefon aus auszufüllen, anstatt gedruckte Formulare zu verwenden. Die Mitarbeiter können nun die Timesheet Mobile App nutzen, um ihre ausgefüllte Schicht einzureichen und die geleisteten Stunden für die Rechnungsstellung zu ändern. Die Bediener können dann digital unterschreiben oder an einen Teamleiter senden, der sie dann vor der Rechnungsstellung an den Kunden zur elektronischen Unterschrift weiterleitet. Nick fährt fort,
„Wir wissen, dass es wichtig ist, die Rechnungen gleich beim ersten Mal korrekt auszustellen und die Anzahl der Kunden zu reduzieren, die Rechnungsanfragen stellen und die Zahlung verweigern, weil entweder falsche Informationen, fehlende Unterschriften oder unleserliche handgeschriebene Stundenzettel den Rechnungen beigefügt sind. Digitale Zeiterfassungsbögen verhindern, dass sich Ungenauigkeiten oder menschliche Fehler einschleichen und ermöglichen es dem Buchhaltungsteam, einen Bericht zu erstellen, der automatisch die geleisteten Arbeitsstunden, die Unterschriften der Mitarbeiter und der Kunden sowie die Informationen der jeweiligen Schicht mit den angehängten Zeiterfassungsbögen ausfüllt. Diese können dann für die Abrechnung mit den Kunden verwendet werden. Dies reduziert Engpässe im Buchhaltungsteam und verbessert die Beziehung zu den Kunden, indem es einen professionellen und nahtlosen Rechnungsstellungsprozess bietet.“
Die Digitalisierung der Arbeitszeiten und der Schichtplanung gibt Vermietungsunternehmen die Möglichkeit, mit einer schnellen, anpassungsfähigen Planung und klar strukturierten Stundenzetteln einen fantastischen Kundenservice zu bieten und die Geschäftsabwicklung so einfach wie möglich zu gestalten. Der digitalisierte Prozess des Ausfüllens von Stundenzetteln auf dem Handy stellt sicher, dass die Mitarbeiter einem klaren Regelwerk folgen, das es einfacher macht, die Arbeit schnell und effizient zu erledigen.