La digitalisation est un sujet d’actualité dans le monde de la location et les dernières innovations concernant la location avec opérateurs ont transformé la façon dont les loueurs peuvent numériser et travailler plus efficacement. Ces innovations concernent la répartition des missions, l’envoi des feuilles de temps et la facturation des heures de travail. Elles permettent aux loueurs de gagner du temps et de fournir un meilleur service client. 

Pointage de l’heure de début et de fin de mission

Grâce au pointage, les employeurs peuvent superviser les heures de travail des techniciens. Le système enregistre également la géolocalisation de l’opérateur, ce qui évite tout malentendu et peut servir de preuve en cas de litige sur les factures. 

Le système est flexible car les missions peuvent être modifiées pour s’adapter aux changements de dernière minute demandés par les clients. Les nouvelles missions sont envoyées aux appareils mobiles des opérateurs en temps réel via une notification. Avec les méthodes classiques, les loueurs devaient envoyer un email à leurs techniciens pour les informer d’un changement de programme, vérifier leurs disponibilités et attendre leurs réponses, ce qui prenait du temps. Les applications mobiles permettent une réponse instantanée car il est possible d'accepter ou de refuser les affectations en un seul clic. Ceci permet aux loueurs d’être très réactifs face aux demandes des clients.

La facturation

La facturation manuelle peut facilement être l'un des processus les plus longs et les plus fastidieux. Grace aux feuilles de temps numériques et aux applications mobiles, le processus de facturation n'a jamais été aussi simple. 

Les feuilles de temps électroniques et la facturation électronique permettent d'améliorer les flux de trésorerie car vous recevrez moins de réclamations clients sur les factures. Lorsqu'une mission est terminée, les opérateurs soumettent leurs feuilles de temps qui sont approuvées électroniquement et stockées automatiquement dans le système de gestion afin d’être envoyées au client avec la facture. Ce processus remplace le système de remplissage des feuilles de temps manuelles qui doivent être envoyées au bureau pour approbation et une préparation de facture manuelle. Vos clients remarqueront la différence.

Efficacité

En utilisant un planificateur de ressources, les loueurs peuvent confier les ordres de mission à l’employé le plus compétent pour la tâche. Cette application notifie les chefs d’équipes quand les qualifications des collaborateurs doivent être renouvelées, ce qui garantit la sécurité des employés et permet d’offrir un service client de qualité.

Grâce à la géolocalisation, les opérateurs pourront facilement se rendre sur site. Les coordonnées GPS sont stockées et peuvent être consultées par les opérateurs sur leur mobile. Ils ne perdront plus de temps à chercher où ils doivent se rendre pour effectuer leurs missions.

Dans un but d’améliorer la sécurité, les techniciens peuvent enregistrer les défauts de la machine sur laquelle ils travaillent, ce qui signifie que ceux-ci sont clairement signalés à  toute personne qui l’utilisera. L'historique peut être consulté par tous les utilisateurs et réparateurs. Ceci évite de causer des dommages évitables et des pertes de temps.

De nombreuses entreprises de location manquent de flexibilité en utilisant des processus papiers. Les solutions mobiles et les feuilles de temps électroniques permettent aux loueurs de gérer leurs équipes plus efficacement et d’être plus réactifs face aux demandes des clients.