Si vos clients ne sont pas très réactifs pour signer vos devis et vos contrats, l’utilisation de signatures électroniques pourra vous aider à gagner du temps. Ceci vous permettra de protéger votre entreprise en standardisant vos processus et en concrétisant la mise en place rapide de contrats en bonne et due forme avec vos clients. Vous éviterez le risque de non-paiement pour les services et les équipements que vous avez fournis, ce qui peut arriver même si les besoins des clients étaient urgents au moment de la commande.

Cependant, ce n'est pas toujours le manque de temps qui peut empêcher le retour des documents signés. Beaucoup de vos clients travaillent hors du bureau et n’ont pas forcément accès à une imprimante, ce qui veut dire que imprimer, signer et numériser un document pour l’envoyer par email leur prend du temps. Le suivi vous donnera plus de travail et retardera votre processus commercial.

Quels sont les avantages de la signature électronique ?

Avec une application de signature électronique, vos clients peuvent signer et accepter un devis ou un contrat en un seul clic, sans avoir besoin de signer quoi que ce soit manuellement. Autrement dit, vous obtenez un accord formel avec vos clients en quelques secondes. Vous économisez du temps et du papier et vous aurez une preuve électronique, pour le bénéfice des deux parties.

Quelle est la différence entre une signature électronique et une signature physique ?

Si vous utilisez la bonne solution, une application de signature électronique remplit la même fonction qu’une signature manuelle, et elle est même supérieure. De nombreux fournisseurs de signature électronique proposent des solutions juridiquement contraignantes, ce qui veut dire que vous avez un document officiel pour vous aider en cas de non-respect du contrat. 

Les signatures électroniques sont inviolables et vous remarquerez si quelque chose ne va pas. Alors qu’une signature manuelle peut facilement être falsifiée, les signatures électroniques sont cryptées et sécurisées afin que tout se passe dans les règles.

Où vont les documents signés électroniquement

Dans la plupart des systèmes manuels, un document en format PDF est envoyé par e-mail en pièce jointe au client et le document signé vous est retourné dans votre boîte mail si vous avez de la chance. Pour ce qui est d’un document signé électroniquement, le processus est similaire. Vous pourrez envoyer un document à approuver à partir de votre logiciel de gestion et une fois signé, celui-ci se classera au bon endroit dans votre logiciel. Vous pouvez mettre en place une alerte qui vous préviendra quand le document est revenu et vos clients peuvent recevoir automatiquement une copie signée par e-mail.

Les signatures électroniques sont-elles faciles à utiliser ?

Elles sont encore plus simples à utiliser qu’une signature manuelle ! Même les personnes les moins technophiles utilisent les signatures électroniques partout dans le monde. Avec la bonne solution, vous pourrez proposer des signatures digitales sur n'importe quel appareil en utilisant un processus intuitif et facile à suivre qui permet de signer un document en quelques secondes.

Ainsi, avec la bonne application de signature électronique, vous pouvez faire en sorte d’offrir un excellent service client, de réduire l'utilisation de papier et de travailler plus efficacement...vous serez également assuré de mettre en place des contrats en bonne et due forme avec vos clients en sachant que les deux parties se seront engagées à respecter un accord.

Si vous souhaitez en savoir plus sur la signature électronique MCS E-Sign, contactez l’équipe MCS pour plus d’information.