Une nouvelle application mobile a été développée par l’éditeur de logiciels de location MCS. L’application répond à la demande pressante des loueurs avec opérateurs pour une solution numérique qui puisse simplifier le travail fastidieux des feuilles de temps papier qui est inefficace et fait perdre beaucoup de temps. La solution permet aux loueurs de gérer l'affectation des équipes en planifiant leurs missions très simplement ; l’ordre de mission et les feuilles de temps sont créés automatiquement sur l’appareil mobile. Les clients peuvent être facturés rapidement pour les heures réellement travaillées.

MyTime Appp permet aux entreprises de location de mieux organiser leurs équipes et de s'adapter aux changements de dernière minute pour mieux répondre aux demandes des clients. Avec cette application, les ordres de mission des opérateurs peuvent être alloués à l'avance et envoyés aux appareils mobiles des opérateurs en temps réel via une notification, mission qu’ils n’ont plus qu’à accepter.

Avec une application digitale, le nombre d’heures peut être modifié à la dernière minute sans qu'il soit nécessaire d'envoyer un message ou un e-mail pour notifier des changements. Morane Trabelsi, Directeur Commercial France, explique :

"De nombreuses sociétés de location utilisent la messagerie e-mail pour transmettre les ordres de missions à leurs opérateurs ou grutiers sur le terrain, ce qui est un processus long et fastidieux. Pour les entreprises qui utilisent une rotation d’équipes, l’acception ou le refus des missions par e-mail n’est pas fiable, en particulier lorsqu'il s'agit de modifications de dernière minute.

En utilisant le planificateur de ressources MCS pour planifier les horaires de travail, il est très facile d'envoyer les ordres de missions sur le Smartphone ou la tablette de chaque opérateur. Ce dernier peut ensuite, en un seul clic, accepter ou refuser le travail en utilisant MyTime App. De cette façon, les missions sont rapidement distribuées et confirmées en toute simplicité."

La nouvelle application mobile permet également aux opérateurs de remplir leurs feuilles de temps sur leur portable au lieu d'utiliser des feuilles de papier. Les heures travaillées seront confirmées, prêtes pour la facturation et les opérateurs pourront les signer numériquement. Elles peuvent ensuite être envoyées à un chef d'équipe ou au client pour une signature électronique si besoin. Morane rajoute :

"Nous savons qu'il est important d’émettre des factures correctes dès la première fois afin de réduire les refus de factures ou les réclamations clients suite à des données incorrectes, des signatures manquantes ou l’envoi de feuilles de temps illisibles. Les feuilles de temps numériques évitent toute inexactitude ou toute erreur humaine. Votre équipe de comptabilité peut préparer un rapport qui comprend les heures travaillées, le détail du travail effectué, les signatures du personnel et des clients et ce rapport peut être envoyé avec les feuilles de temps et la facture. Cette procédure simplifie le travail de l'équipe de comptabilité et contribue à améliorer vos relations avec vos clients."

La dématérialisation des feuilles de temps et de la planification du travail des opérateurs permet aux entreprises de location d'offrir un service client fantastique car leur travail est simplifié grâce à une planification rapide et flexible du travail et des feuilles de temps faciles à remplir. Le processus de dématérialisation des feuilles de temps sur portable permet de garantir que tous les employés suivent un processus précis qui facilite la rapidité et l’efficacité.