La nouvelle législation qui doit entrer en vigueur le 25 mai 2018 va impacter le fonctionnement de toutes les entreprises de location. En raison de réglementations rigoureuses et de règles de protection des données plus strictes, les sociétés de location du monde entier qui opèrent au sein de l'UE devront prendre de plus grandes précautions et mettre en œuvre des procédures qui changeront la façon dont nous travaillons. 

Qu'est-ce que le RGPD ?
Par définition, RGPD signifie règlement général sur la protection des données. Il concernera toutes les entreprises proposant des biens et services aux consommateurs au sein de l'UE. Cela signifie que nous allons tous devoir appliquer des règles beaucoup plus strictes et sûres en matière de stockage et d'utilisation des données personnelles. 

Imaginez par exemple...
1.    Un prospect vous téléphone et vous demande des renseignements sur du matériel qu'il aimerait louer. Vous prenez ses coordonnées et vous les ajoutez à votre base de données.
2.    Vous transmettez ces coordonnées à un membre de l'équipe chargée des locations afin qu'il traite la demande.
3.    Ce matériel est alloué au nouveau client et une date et un lieu de livraison sont déterminés. 
4.    Votre équipe chargée du transport livre le matériel au client et récupère un récépissé de livraison. 
5.    À la fin de la journée, l'équipe chargée du transport revient au bureau avec tous les bons de livraison signés. 

Pouvez-vous indiquer quels éléments de cette transaction devront changer pour s'adapter au RGPD ? 

Lorsque le nouveau RGPD entrera en vigueur, vous devrez :
-    Obtenir la permission de recueillir et de conserver les données du client dans votre base de données de location
-    Garder une trace du moment et de la manière dont vous avez obtenu ses données
-    Vous assurer que vos employés comprennent l'importance de la protection des données
-    Créer des processus rigoureux permettant de conserver et de gérer les données personnelles

En réalité, tout repose sur le fait d'obtenir un « oui » ou un « non » concernant la recueil et l'utilisation des données personnelles, puis de vous assurer de les conserver et de les utiliser de manière appropriée. 

Il existe certaines étapes simples qui vous permettront de respecter le RGPD, mais vous devez toutefois veiller à prendre des mesures dès maintenant pour vous assurer d’être conforme à la nouvelle règlementation le 25 mai. 

Le livre blanc MCS fait une analyse détaillée du nouveau RGPD, et propose 6 manières faciles de vous engager dans le processus de conformité au règlement général sur la protection des données. Découvrez-les dès maintenant: