Verhuursoftwarespecialist MCS heeft een nieuwe mobiele app gemaakt die verhuurders de mogelijkheid biedt om ploegendiensten in te plannen, het aanmaken en indienen van urenstaten en de facturering aan de klant voor werkelijk gewerkte uren, te digitaliseren.

De nieuwe e-Urenstaat App is gecreëerd naar aanleiding van de toegenomen vraag van verhuurders en machinisten om een ​​digitale oplossing te vinden voor omslachtige, papieren urenstaten, die inefficiënt waren en een veelvoorkomend knelpunt bleken te zijn in de verhuursector.

De e-Urenstaat App geeft verhuurders de mogelijkheid om hun teams beter te kunnen organiseren en zich aan te kunnen passen aan last-minute wijzigingen en klantvereisten. Met een mobiele app kunnen ploegendiensten van tevoren worden toegewezen en naar de smartphones van de machinisten worden gestuurd. Omdat het digitaal gebeurt, kunnen ploegendiensten daarna nog worden gewijzigd of bewerkt, zelfs op het laatste moment, zonder dat heen en weer e-mailen nodig is.

Nick Thomson, MCS Sales Directeur, legt uit:

“Veel verhuurbedrijven zijn afhankelijk van hun e-mail voor het inplannen van hun ploegendiensten, wat tot een langdurig en tijdrovend proces leidt. Voor bedrijven met veel ploegendiensten, kan het bijhouden van de geretourneerde acceptatie- of afwijzingsdocumentatie per e-mail of op doordruk papier tot fouten leiden, vooral door het maken van last-minute wijzigingen.

Als middelen en planningen efficiënt georganiseerd zijn in de Resource Planner, is het gemakkelijk om de ploegendiensten via de mobiele apparaten aan alle machinisten persoonlijk toe te wijzen Met slechts één klik kan de machinist het werk accepteren of weigeren via de e-Urenstaat App op zijn smartphone. Dit leidt ertoe dat werkschema's snel worden verzonden en bevestigd."

Met de nieuwe mobiele app kunnen machinisten urenstaten invullen vanaf hun telefoon in plaats van afgedrukte urenstaatformulieren te gebruiken. Medewerkers kunnen nu de e-Urenstaat App gebruiken om hun volbrachte dienst in te dienen en de gewerkte uren aan te passen, zodat alles klaar is voor facturering. Machinisten kunnen vervolgens digitaal ondertekenen en de informatie naar een teamleider sturen, die vervolgens de facturen naar de klant stuurt voor een elektronische handtekening. Nick zegt ook,

“We weten dat het belangrijk is om gelijk de eerste keer correct te factureren en het aantal klanten dat vragen over facturen stelt en weigert te betalen op basis van onjuiste informatie, ontbrekende handtekeningen of onleesbare handgeschreven urenstaten die aan facturen zijn gehecht, te verminderen. Digitale urenstaten voor machinisten elimineren eventuele onnauwkeurigheden of menselijke fouten die binnensluipen en stellen het boekhoudteam in staat een rapport op te stellen waarin automatisch de gewerkte uren, personeels- en klanthandtekeningen worden ingevuld, en informatie over de relevante ploeg met bijgevoegde urenstaten die vervolgens worden gebruikt om bij klanten in rekening te brengen. Dit vermindert knelpunten in het accountteam en verbetert je relatie met klanten, wat een professioneel en foutloos facturatieproces oplevert."

Door de gedigitaliseerde urenstaten en ploegendienstplanning, kunnen verhuurbedrijven fantastische klantenservice bieden met een snel aanpasbare planning en duidelijk gestructureerde urenstaten, waardoor zakendoen eenvoudig wordt. Het gedigitaliseerde proces van het invullen van urenstaten op mobiel zorgt ervoor dat werknemers een eenvoudige en duidelijke workflow kunnen volgen met heldere en eenduidige resultaten, die het gemakkelijker maken om het werk snel en efficiënt te volbrengen.