Att få offerter och avtal godkända och undertecknade av kunder kan både vara utmanande och tidskrävande. Genom att använda elektroniska signaturer kan ni skydda ert företag genom att se till att era processer följs, samt att avtal kan godkännas utan fördröjning och bli till rättsligt bindande åtaganden. På så sätt minimerar ni risken för att kunder inte betalar er för utrustning och tjänster som ni har levererat.

Det är finns flera olika faktorer som kan utgöra ett hinder när det gäller att få dokument signerade. Många av era kunder kanske arbetar på fältet utan enkel tillgång till skrivare. Det innebär att utskrift, signering och skanning av ett dokument tillbaka till dig kan orsaka merarbete för kunden och onödiga förseningar. Med möjlighet till elektronisk underskrift underlättar ni processen för alla inblandade. 

Vad är fördelen med elektroniska underskrifter?

Med en e-signeringslösning kan ni göra det möjligt för era kunder att signera och godkänna en offert eller ett avtal med bara några få knapptryck. En elektronisk signaturlösning innebär att era kunder kan teckna ett lagligt bindande avtal med er på bara några sekunder, vilket sparar tid och papper samtidigt som det säkerställs att det finns ett elektroniskt dokumentspår av vad som förväntas av båda parter.

Vad är skillnaden mellan en elektronisk och en fysisk signatur? 

Med rätt lösning är en elektronisk signatur jämställt med, om inte ännu bättre, än en fysisk signatur. Många leverantörer av elektroniska signaturer erbjuder juridiskt bindande signeringslösningar så att ni har ett officiellt dokument som hjälp, om ni behöver hålla någon ansvarig för deras del av avtalet.

Elektroniska signaturer är också manipuleringssäkrade så att ni vet om de tampats med. Där handskrivna signaturer lätt kan förfalskas, kan elektroniska signaturer krypteras och säkras så att ingenting går fel.

Var skickas elektroniskt underskrivna dokument?

I de flesta manuella system skickas mail med en bifogad fil i PDF-format fram och tillbaka mellan er och era kunder, och ni får till sist förhoppningsvis ett returnerat signerat dokument i inkorgen. E-signering fungerar på liknande sätt men utesluter de flesta manuella processerna vilket spar tid. Ni skickar ett dokument för godkännande och signering via ert hyrsystem och när detta är undertecknat sparas det automatiskt i systemet. Ni kan även få notifieringar så att ni när dokumentet är påskrivet och en kopia kan skickas automatiskt till era kunder. 

Hur enkelt är det att använda e-signaturer? 

Väldigt enkelt! Även de mest otekniska människor använder elektroniska signaturer varje dag över hela världen. Med rätt lösning kan ni erbjuda digitala signaturer på alla enheter och webbläsare med en intuitiv och lätt att följa steg-för-steg-process där det bara tar några sekunder att få dokumentet signerat. 

Med en elektronisk signaturlösning, kan ni inte bara säkerställa utmärkt kundservice, minskad användning av papper och att era affärer görs mer effektivt...ni ser också till att ni alltid har ett juridiskt bindande avtal mellan er och era kunder så att båda parter är ansvariga för det som överenskommits. 

Kontakta gärna oss gärna här på MCS om ni vill veta mer om hur vår elektroniska signaturlösning, MCS E-Sign, kan ge mervärde i er verksamhet.