Den nya förordningen som träder i kraft 25 maj 2018 kommer påverka hur uthyrningsföretag bedriver sin verksamhet i framtiden. På grund av strikta föreskrifter och strängare dataskyddsregler kommer uthyrningsföretag över hela världen som verkar inom EU att vidta mer omfattande säkerhetsåtgärder och förbättra sina rutiner, vilket kommer att påverka hur vi gör affärer.
Vad är GDPR?
GDPR står för General Data Protection Regulation, allmänna dataskyddsförordningen. Den kommer att påverka alla företag som erbjuder varor eller tjänster till konsumenter inom EU. Kort sagt innebär den att vi alla måste följa mycket strängare och säkrare rutiner vid lagring och användning av personuppgifter.
Fundera på följande:
-
En potentiell kund ringer till er och frågar efter utrustning som de vill hyra. Ni registrerar deras personuppgifter och lägger till dem i er databas.
-
Ni skickar vidare uppgifterna till en medarbetare för att denna ska ta hand om deras förfrågan.
-
Utrustningen bokas för den nya kunden och leveransdatum samt avlämningsplats väljs.
-
Er transportör levererar utrustningen till kunden och får ett leveransbevis.
-
Vid dagens slut kommer föraren tillbaka till kontoret och lämnar över alla undertecknade leveransbevis.
Kan ni avgöra vad som måste ändras i den här transaktionen för att uppfylla GDPR?
När den nya GDPR-förordningen har trätt i kraft måste ni:
-
få samtycke att registrera och lagra kundens uppgifter i er uthyrningsdatabas
-
hålla reda på när och hur ni fick deras uppgifter
-
säkerställa att era medarbetare förstår hur viktigt dataskyddet är
-
fastställa strikta rutiner för hur personuppgifter lagras och hanteras.
I grund och botten handlar det om att få ett ja eller nej i frågan om att registrera och använda personuppgifter, och sedan säkerställa att ni lagrar och hanterar uppgifterna på tillbörligt sätt.
Även om det finns några enkla steg ni kan följa för att säkerställa att ni uppfyller GDPR, måste ni vidta åtgärder nu så att ni garanterat är redo 25 maj då förordningen träder i kraft.
MCS White Paper beskriver mer utförligt vad den nya GDPR förordningen innebär samt sex enkla åtgärder som hjälper er att ta det första steget mot att uppfylla den allmänna dataskyddsförordningen. Läs den nu: