Mobi WC

Le Défi

MOBI WC est une entreprise de location d’équipements mobiles en Guadeloupe.

Elle met à disposition des professionnels et particuliers, sur chantiers ou lors des évènements des toilettes, douches, lave-mains mobiles sur tout le territoire et organise leur entretien de manière hebdomadaire en respectant la norme EN16194.

Avec l’accroissement de la demande, les équipements étaient de plus en plus sollicités, le logiciel de gestion anciennement utilisé n’étant pas dédié à la location, rendait fastidieux les opérations courantes (devis, contrats, bons, factures…) et ingérable la planification des livraisons et vidanges.

La Solution

L’installation du logiciel MCS-rm a permis à MOBI WC d’établir rapidement des documents commerciaux et de les dématérialiser tout en gérant efficacement la planification des tournées en un temps record.

Planification des tâches quotidiennes

En renseignant les tâches à faire sur chaque contrat, une alerte est automatiquement envoyée par email pour exécuter celles-ci !

Réduction des erreurs

L’informatisation a permis de réduire les erreurs car la génération des factures ou avoirs se fait conformément aux contrats ou devis renseignés scrupuleusement en amont.

Gain de temps en facturation

Avant l’utilisation de MCS, la facturation était manuelle et prenait énormément de temps. En effet, il fallait compter sur un calendrier le nombre de jours loués puis calculer la somme à facturer pour chaque article à l’aide d’une calculatrice.

Aujourd’hui, avec la solution MCS, la facturation est automatique grâce aux grilles tarifaires préalablement programmées et après avoir renseigné les dates de location, le logiciel calcule le nombre de jours à facturer en cliquant sur « facture » ou « lot de facture » Il suffit juste de vérifier que tout est correct avant de valider l’envoi par email !

Moins de papier

Nous travaillons plus efficacement et utilisons moins de papier. Presque toutes les factures sont envoyées par email et les communications avec les livreurs se font en utilisant le portable

Facilité de préparation de tournées

Le planificateur des ressources du logiciel facilite le travail de planification des tournées. En effet, le territoire a été découpé en périmètres. Dès l’ouverture du contrat client, il suffit de l’identifier dans le périmètre correspondant. Ainsi, lors de la programmation des tournées, les itinéraires les plus efficaces sont créés par le logiciel et les informations sont transmises sur le portable des chauffeurs via l’application Transport Mobile.

Dématérialisation des livraisons

Le portable est un outil essentiel pour les chauffeurs. Ils reçoivent l’itinéraire de la journée et ils l’utilisent pour faire signer la confirmation de livraison et d’enlèvement et peuvent prendre des photos si besoin. Toutes ces informations sont remontées de l’application Transport Mobile dans le logiciel MCS-rm. Le bureau peut suivre sur le logiciel les livraisons effectuées ou pas, les entretiens validés et ainsi mettre à jour les tournées en cas changement en cours de journée.

Plans Futurs

Les collaborateurs de MOBI WC ont bien pris en main le logiciel MCS-rm et l’entreprise peut partir sur de bonnes bases pour prévoir un développement futur sur un autre territoire ou pour développer l’activité à d’autres matériels. Le dirigeant prévoit également d’utiliser les signatures électroniques pour l’approbation des devis par les clients, ce qui serait encore plus efficace et simple pour les clients

Les Avantages

Depuis qu'ils utilisent MCS-rm, les collaborateurs de Mobi WC peuvent:

• Avoir une bonne visibilité sur le parc de matériels
• Réduire leur consommation de papier
• Suivre à distance les livraisons, vidanges et enlèvement des matériels
• Facturer rapidement leurs clients