Polypoles

L’Entreprise

Polypoles fournit à ses clients du matériel aéraulique et thermique, ainsi que les services associés. Ils interviennent dans la location de chauffage, location de climatiseurs, location de rafraîchisseurs d’air, la vente de matériels aérauliques et thermiques et la vente d’appareils de traitement de l’air qui peuvent comprendre la ventilation, l’humification, la déshumidification, l’extraction et la déshydratation.

Le Défi

Pour leurs activités de location de climatiseurs ou de location de chauffage les collaborateurs de l’entreprise Polypoles utilisaient 4 systèmes différents qui ne communiquaient pas entre eux. Chaque opération nécessitait 4 saisies et les dirigeants se redirent compte qu’il n’était pas possible de continuer à travailler comme ça. Ils prirent la décision de se mettre à la page et d’installer un logiciel qui leur permettrait de travailler plus efficacement.

La Solution

Polypoles choisit la solution de gestion de location MCS-rm qui est installée dans les 7 agences de l’entreprise. Des documents personnalisés ont été adaptés pour chaque agence. Le logiciel métier MCS-rm permet de gérer la location mais aussi l’activité de négoce, ce qui était indispensable pour Polypoles.

Gain de temps et moins d’erreurs

Depuis l’installation de MCS-rm nous bénéficions d’un gain de temps énorme dans notre travail quotidien. Les données clients et les grilles tarifaires utilisées sont déjà enregistrées dans le logiciel, ce qui permet une préparation rapide des devis. Chaque commande nécessitait 4 saisies à nos collaborateurs, il ne leur en faut plus que 2. Nous prévoyons d’intégrer la solution MCS-rm à notre logiciel de compatibilité Divalto, ce qui nous permettra de passer à une saisie unique de l’information.

Meilleur Suivi

Les données de commande renseignées dans le logiciel nous permettent de suivre l’historique de tous les appareils. Ceci est utile pour le suivi des commandes auprès des clients et pour les études statistiques des équipements.

Rigueur dans les processus

L’installation du logiciel nous a forcé à mettre en place des procédures strictes pour nos utilisateurs qui sont les mêmes pour toutes les agences. Ce nouvel outil numérique qui n’existait pas auparavant nous permet de capturer certains détails très utiles pour le suivi client et les analyses des données.

Visibilité sur les données

Les données enregistrées dans le système peuvent être utilisées pour des analyses de nos résultats. Les données brutes sont extraites dans des tableaux croisés dynamiques Excel. Nous pouvons ensuite les retravailler, obtenir le taux d’utilisation et de rotation de nos appareils, ce qui nous donne une vision globale de notre activité et nous permet d’orienter nos décisions futures.

Logiciel évolutif

Nous savons que le logiciel est en constante évolution et que MCS tiendra compte des besoins des loueurs pour les futurs développements de la solution. Cette flexibilité permettra à Polypoles de se développer à l’avenir.

Prédictions commerciales grâce au CRM

En croisant les données en fonction de nos clients, il est possible d’obtenir le taux de transformation des devis en contrat, ce qui était difficile à estimer auparavant.

Le Futur

Nous avons des projets d’évolution dans notre utilisation du logiciel. La solution nous permettra de gérer l’atelier de réparation, les commandes de pièces détachées, les retours de matériel et les révisions. Le Planning des Ressources nous aidera à prévoir l’allocation des ressources et du personnel aux différents projets.

Les Avantages

Depuis qu'ils utilisent MCS-rm, les collaborateurs de Polypoles peuvent :

• Travailler avec la même rigueur dans toutes les agences
• Faire moitié moins de saisies qu’auparavant
• Préparer les devis et échanger des actions de suivi avec l’équipe
• Extraire et étudier le taux d’utilisation des machines et leur taux de rotation pour aider les prises de décision
• Extraire le taux de transformation des devis en contrat
• Générer des ordres de travail pour la préparation des livraisons