Utmaningen

Pluscrates hade särskilda krav angående bulkuthyrning som måste uppfyllas, men ville helst inte använda en anpassad programvara. Med hjälp av deras noggrant beskrivna kriterier tog MCS fram en slutlista med tre programvaruleverantörer, och efter att ha sett alla systemen i funktion valde de MCS.

Lösningen

MCS-rm används nu av 11 administratörer på kontoret i Wembley, men omfattar i princip alla aspekter av Pluscrates verksamhet. Det används för att hantera tusentals backar i företagets uthyrningslager och den generella uthyrningsprocessen – från att ta fram uthyrningsavtal till fakturering och rapportering.

Uppdelade upphämtningar

Vissa uthyrningssystem hanterar uppdelade upphämtningar mycket dåligt – det är allt eller inget som ska hämtas upp. MCS-rm däremot uppmanar oss genom att fråga hur många backar vi vill boka in för upphämtning. Det mycket användbart och garanterar att tillräckligt utrymme allokeras på upphämtningsfordonet. Våra marginaler är dessutom större vid långvariga uthyrningar, så att kunna spåra vad som fortfarande finns kvar hos kund några månader senare är viktigt för vår lönsamhet.

Kundportalen

Tack vare jobbanalysrapporten får kunderna en praktisk lista där uppgifter om t.ex. antal backar och vilken typ av backar som levereras till vilka adresser, radas upp efter datum.

Vi sparar enormt mycket tid på att ge kunderna tillgång till information på ett enkelt sätt. För varje rad kan de enkelt gå ned på detaljnivå till de undertecknade leveransbevisen, upphämtningsanteckningarna och så vidare, och få tillgång till en komplett verifikationskedja utan att behöva ringa oss. Genom att lagra information elektroniskt kan vi minska det kostsamma utrymme som krävs för arkivskåp och det går snabbare för alla parter att hitta relevant information.

Korrekt fakturering

Jag har jobbat på företag där de var tvungna att ha ett team som bara hanterade fakturafrågor, men så är det inte här. Tack vare de utförliga uppgifterna i MCS-rm kan vi minimera antalet kundfrågor. Det bidrar i sin tur till vårt kassaflöde.

Fördelarna

Sedan Pluscrates började använda MCS-rm har de kunnat:

• Hantera ytterligare krav med hjälp av alternativet för överföringar mellan depåer.
• Utföra uppdelade upphämtningar, där endast en del av en order hämtas.
• Ge kunderna tillgång till uthyrningsuppgifter via Kundportalen.
• Generera och distribuera exakta konsoliderade fakturor per e-post med utförlig analys av datum och innehåll vid leveranser och upphämtningar.