Trafalgar Marquees

Die Herausforderung

Trafalgar Marquees befand sich nach sieben Jahren in einer Situation, in der sein bestehendes System sein angestrebtes Wachstum und seine Fähigkeit, sich auf seine Kunden und deren Bedürfnisse zu konzentrieren, behinderte. Dies bewegte das Unternehmen dazu, eine geeignetere Lösung zu finden.

Die Lösung

Trafalgar Marquees benötigte eine Software, mit der es wachsen, sich weiterentwickeln konnte und es sowohl in die FiBu als auch in das Office 365 Paket integrieren ließ. Außerdem wollte Trafalgar Marquees ein System, welches es den Teams ermöglichen würde, ihre Zeit und Mühe auf die Bedürfnisse ihrer Kunden zu konzentrieren, anstatt mühsame Verwaltungsarbeit zu leisten. MCS war die perfekte Lösung, die diese Anforderungen erfüllen konnte.

MCS-Cloud

Seit der Migration zu MCS sind unsere früheren Befürchtungen über unsere mangelnde Datensicherheit verschwunden, und das ist sehr beruhingend. Es bedeutet auch, dass auf die gleichen Daten zugegriffen werden kann, egal ob man in verschiedenen Depots oder aus der Ferne arbeitet. Es hat auch unser Problem der Überprüfung von Dokumenten gelöst, da nun jeder das gleiche Dokument zur gleichen Zeit einsehen kann.

CRM

Die MCS-CRM-Lösung ist eine wesentliche Verbesserung gegenüber unserer früheren Softwarelösung. Wir können unsere Kunden jetzt einfach segmentieren und Notizen über Personen innerhalb des CRM machen. Bei der Rechnungsstellung ist dies besonders nützlich, da wir sofort den richtigen Ansprechpartner kennen, was unsere Bearbeitung bei der Rechnungsstellung beschleunigt und Zeit für andere Aufgaben schafft.

CRM-Web

Bei Trafalgar Marquees haben wir Teams, die aus der Ferne und über zahlreiche Standorte verstreut arbeiten; und jetzt stehen ihnen alle Daten zur Verfügung. Die Möglichkeit, dies zu tun, hat die Unabhängigkeit und Produktivität des Teams erhöht, da das ferngesteuerte Arbeitsteam das Büro nicht wegen allerlei Daten kontaktieren muss. Es kann selbst von jedem Ort aus auf diese Echtzeitdaten zugreifen.

Ressourcenplaner für die Transportdisposition

Uns gefällt die Flexibilität, die wir bei der Änderung von Daten innerhalb des MCS-rm aus der Ferne haben, was eine große Erleichterung für uns ist. In der Veranstaltungsbranche kann sich in letzter Minute so vieles ändern. Mit dem Resource Planner können wir Anpassungen in Echtzeit vornehmen, Lieferaufträge unterschreiben lassen und elektronische Liefernachweise im MCS-rm speichern. Es fehlen uns keine Papierfetzen mehr, und unser Papierverbrauch hat sich dadurch auch erheblich verringert.

Dokumentenverwaltung

Die Sicherheitseinschränkungen auf einigen unserer Arbeitsstätten verbieten den Einsatz von mobilen Geräten. Wenn dies geschieht, greifen wir auf das Stapelscannen unserer unterzeichneten Dokumente zurück, die dann automatisch im MCS-rm abgelegt und automatisch mit dem entsprechenden Vertrag verknüpft werden. Das ist ein sehr anpassungsfähiger und unkomplizierter Prozess. Wir brauchen uns keine Sorgen mehr über den Verlust unserer Dokumente zu machen, da MCS sie alle sicher digital speichert.

Rechnungsstellung

Seitdem wir die Fakturierungsfunktion innerhalb von MCS-rm nutzen, haben wir bei der Fakturierung pro Vertrag mindestens zehn Minuten eingespart. MCS bietet eine Ein-Klick-Abrechnung, d.h. es gibt keine doppelte Dateneingabe, wir können einfach auf einen Button klicken und es ist alles für uns erledigt. Dies hat unseren Rechnungsstellungsprozess gestrafft und uns Zeit gespart, aber auch unsere Gesamtproduktivität erhöht, da wir mehr Zeit haben, um uns mit Kunden zu beschäftigen und an anderen Aufträgen zu arbeiten.

E-Sign

MCS E-Sign macht Schluss mit der Jagd nach Unterschriften. Wir erstellen die Dokumente, versenden sie an den Kunden, und das System verfolgt automatisch, wenn das Dokument nicht zeitnah signiert wird. Wenn es genehmigt ist, geht es automatisch zurück in den MCS-rm, ohne dass ein manueller Eingriff erforderlich wäre. Dies verbessert unsere Kundenbeziehungen und unsere Kundenerfahrung.

Geteilte Lieferungen

Die Möglichkeit, alle Dokumentationen und Ladelisten innerhalb von MCS-rm automatisch nachverfolgen zu lassen, ist ein großer Vorteil, sowohl für uns als auch für unsere Kunden. Dank des Moduls für geteilte Lieferungen riskieren wir nicht mehr, Ausrüstung auf den Baustellen zu verlieren, da alles bis zum Ende verfolgt wird. Das bedeutet, dass wir mit den Kunden viel klarer sagen können, was sie wann zu erwarten haben.

Umsetzung

Der MCS-Implementierungsprozess war vorbildlich. Ihr Ansatz ist bei weitem der beste, da er sowohl professionell als auch sympathisch ist. Das MCS-Team ist immer zur Stelle, um uns bei allen Fragen zu helfen, die wir haben, und wir lieben den kooperativen Ansatz, den das Projektteam gewählt hat, um sicherzustellen, dass wir das Beste aus der MCS-Software herausholen.

Beziehung

Unsere Beziehung zu MCS ist äußerst positiv. Sie sind ehrlich und offen, und ihr kooperativer Arbeitsansatz ist brillant, da wir beide viel voneinander lernen.

Die Vorteile

Seit dem Einsatz des MCS-rm ist Trafalgar Marquees dazu in der Lage:

• 10 Minuten pro Vertrag bei der Rechnungsstellung zu sparen.
• Elektronische Signaturen für Dokumente schnell und einfach zu erhalten, wodurch der interne Zeitaufwand für den Abschluss von Geschäften reduziert wird.
• Dank der durch MCS-rm erzielten Effizienzsteigerung kundenorientierter zu werden.
• Erhebliche Verbesserung der Kundenansprache durch höhere Transparenz und besseres Dokumentenmanagement.