De uitdaging

Baldwins Crane Hire's verhuurprocedure was voorheen handmatig en op papier. Elke week stuurden de depots geschreven huurovereenkomsten naar het hoofdkantoor die daar opnieuw in Sage ingevoerd moesten worden om een factuur aan te maken. De huurovereenkomst kon alleen worden bevestigd nadat in Sage de kredietbewaking had plaatsgevonden. Dit bleek een langzaam en tijdrovend proces dat de groei van het bedrijf remde.

Baldwins moest investeren in een geautomatiseerd verhuurbeheersysteem dat hen tijd zou besparen, zou zorgen voor een hoog niveau van kredietbeheersing en dat naadloos zou kunnen aansluiten bij SAGE.

De oplossing

Het bedrijf kende reeds MCS-rm, de totaaloplossing voor verhuurbeheer van de specialist op het vlak van software voor verhuurbeheer, MCS.

Waarom koos je voor MCS?

We voelden ons vertrouwd met de functies van MCS-rm,” gaat Lorraine verder. “We wisten dat het bedrijf uitstekende ondersteuning bood, dus de beslissing was snel genomen.

Het bespaart tijd en geld

Zodra de depot managers MCS-rm begonnen te gebruiken, zorgde het systeem al meteen voor een besparing van tijd en geld en voor meer nauwkeurigheid. Bovendien kunnen we hiermee het klantenkrediet centraal controleren.

Automatisch gegenereerde contracten

Het is een eenvoudige procedure, maar gezien de aard van onze activiteiten is het de meest efficiënte manier van werken.

Snelle factuurverwerking

Dit bespaart niet alleen tijd, het bespaart ook de kosten van het vooraf afdrukken en het archiveren van dozen vol genummerde contractblokken, zoals tot dan toe bij ons het geval was.

De voordelen

Sinds Baldwins gebruikmaakt van MCS-rm heeft het bedrijf:

• Sage-accounts kunnen koppelen aan hun verhuurbeheersoftware om kredietcontrole uit te voeren op het verhuurpunt.
• De controle kunnen verbeteren doordat ze snel klantgegevens kunnen bekijken, waaronder kredietlimieten, beschikbaar krediet, huidig saldo, accountstatus en bedragen die eventueel nog niet gefactureerd zijn.
• Contracten direct in MCS-rm binnen de depots kunnen aanmaken, met daarin het unieke kraannummer, de begin- en einddatum van de huur, verhuurtarieven, klantgegevens en de verhuurlocatie.