De uitdaging

Voordat ze begonnen met MCS-rm maakte De Wit Aggregaten gebruik van Excel-spreadsheets en papieren documenten om hun verhuuractiviteiten te runnen. Het proces was omslachtig, foutgevoelig en tijdrovend. Hun maandelijkse facturering nam een paar dagen in beslag, alleen omdat de informatie moest worden gerepliceerd en vervolgens handmatig moest worden verzonden. Ze hadden behoefte aan een oplossing die hun verhuurprocessen zou samenbrengen en die hen productiever en efficiënter zou laten werken.

De oplossing

Na de markt bekeken te hebben, besloot De Wit Aggregaten dat MCS-rm het meest uitgebreid en kostenbesparend was. Dus werd een deal gesloten met MCS. Hun nieuwe systeem, MCS-rm, beloofde te zorgen voor een feilloze integratie met Exact, hun Nederlandse boekhoudsysteem, evenals voor een soepele geautomatiseerde informatiestroom tussen hun procedures.

Geconsolideerde verhuurprocessen

We voelden ons vertrouwd met de functies van MCS-rm,” gaat Leo verder. “We wisten dat het bedrijf uitstekende ondersteuning bood, dus de beslissing was snel genomen.

Het bespaart tijd en geld

Met de integratie tussen al onze afzonderlijke informatiebronnen en een geautomatiseerde informatiestroom tussen de contractverwerkings-, facturerings- en boekhoudsystemen kunnen we nu rapporteren over elk aspect van ons verhuurbedrijf zonder dat we handmatig de informatie moeten zoeken in verschillende bronnen.

Tijd besparen en minder fouten

Het voor de hand liggende voordeel is dat MCS-rm de administratieve lasten van het genereren van onze maandelijkse facturen heeft verminderd. We hoeven niet langer alle informatie opnieuw in te voeren. Dit heeft geleid tot een enorme tijdsbesparing en minder fouten, zodat we nu onze tijd kunnen besteden aan productievere activiteiten.

Verhoogde zichtbaarheid van bedrijfsmiddelen

Dit heeft onze dienstverlening verbeterd, omdat we met een druk op een knop informatie kunnen krijgen, zodat we direct antwoord kunnen geven op de vragen van klanten. Omdat alle activa worden vastgelegd in het systeem, inclusief de stroomkabels, generatorsets en brandstoftanks, kunnen we gemakkelijk informatie vinden en analyseren om de belangrijkste prestatie-indicatoren te bepalen, zoals de bezettingsgraad van apparatuur op bepaalde groepen of de inkomstenstromen van bepaalde generatoren. In het verleden konden deze statistieken niet gemakkelijk worden berekend en besteedden we veel tijd aan pogingen om tot dit niveau van rapportage te komen ten aanzien van de informatie.

Vooruitplanning

MCS-rm software heeft ons ook de mogelijkheid gegeven om effectiever te plannen; nu kunnen de depots planningen maken voor grotere projecten, omdat ze een nauwkeurig beeld hebben van welke apparatuur verhuurd is en wanneer deze terug verwacht kan worden.

Verzamelefficiëntie

In plaats van elk item van de plank te halen en vervolgens te moeten controleren of het juiste item is geselecteerd in het contract, zullen we dankzij de streepjescodescantechnologie in staat zijn om elk item op voorraad automatisch te koppelen aan het bijbehorende verhuurcontract. Omdat er op elk verhuurcontract zoveel items uitgaan, zal dit van onschatbare waarde zijn voor het bijhouden van onze activa en het versnellen van onze verzamelactiviteiten. Als dit goed werkt, kunnen we hopen over te gaan naar het scannen van andere documenten, zoals getekende pakbonnen.

De voordelen

Sinds MCS-rm in gebruik is, kan De Wit Aggregaten:

• De tijd die nodig is voor het versturen van de maandelijkse facturen verminderen van een paar dagen tot enkele uren.
• Hun handmatige huurcontracten, facturerings- en boekhoudprocessen moderniseren om de bedrijfsbrede productiviteit te verbeteren.
• Hun aanvoerketen voor de verhuur plannen en beheren.
• De belangrijkste zakelijke prestatie-indicatoren analyseren.
• Informatie tussen verschillende verhuur- en boekhoudprocessen overbrengen dankzij de invoering van geautomatiseerde facturering.