Gehlmax

De uitdaging

Gehlmax zag in dat de werkprocessen voor de verhuur te omslachtig en tijdrovend werden om de groei bij te kunnen houden. Het bedrijf gebruikte een combinatie van spreadsheets en een gedateerd systeem van Exact, waarbij diverse gegevens vaak moesten worden overgetypt wat niet alleen tijd kost maar ook vatbaar is voor fouten. Daarbovenop werd de planning voor meerdere depots gescheiden uitgevoerd waardoor een bedrijfsbreed overzicht en bewaking van een optimale bezettingsgraad lastiger te realiseren was. Dit bracht Gehlmax ertoe naar een nieuw verhuurbeheersysteem te zoeken.

Een korte proef met een andere softwareleverancier leidde bij Gehlmax al snel tot de conclusie dat die oplossing onvoldoende diepgang kon bieden. Als vooronderzoek had de proef echter wel een nuttige functie, omdat het duidelijk inzicht gaf in wat het bedrijf precies verwacht van de nieuwe verhuursoftwareoplossing.

De oplossing

Gehlmax beoordeelde de markt opnieuw en ontdekte MCS. Wat opviel was de sterke reputatie die MCS heeft binnen de verhuursector, naast overtuigende referenties van bestaande klanten die Gehlmax meteen vertrouwen gaven in MCS.

Gehlmax wilde een beproefde softwareoplossing die flexibiliteit en uitgebreide functionaliteit biedt en die steeds meerwaarde kan leveren en kan opschalen naarmate het bedrijf groeit.

Na een gedegen selectie en evaluatieperiode bleken de groeimogelijkheden en flexibiliteit van andere aanbieders minder goed aan te sluiten en besloot Gehlmax dat MCS de perfecte match was omdat het aan alle vereisten voldeed.

Waarom MCS?

Ik zou MCS-rm willen vergelijken met een topmerk. MCS-rm is een oplossing van hoogwaardige kwaliteit en voor de lange termijn, met een verdiende prijs-kwaliteitverhouding waarmee we al onze wensen rondom digitalisering kunnen vervullen. Met de keuze voor MCS hebben we een systeem in huis waarmee we kunnen groeien. Het is ons waardevol te weten dat er nog veel meer mogelijkheden zijn en MCS steeds verder uitbreidt, zodat we ook in de toekomst niet beperkt zullen worden in onze aanpak om steeds vooraan te staan in het leveren van een optimale service.

Relatie

Na een verwijzing naar MCS door een van onze klanten hadden we meteen een gevoel van vertrouwen en binding met hen. Natuurlijk is het een voorwaarde dat de software goed past en perspectief biedt, maar wij zijn ook ingenomen met het sterke team en de visie achter het product.

Implementatie

Het implementatieproces was soms niet makkelijk maar we werden goed ondersteund . Op bepaalde momenten zorgden andere prioriteiten binnen ons bedrijf ervoor dat we onze focus op de dit project soms verloren, waardoor het langer duurde dan we oorspronkelijk hadden voorgesteld. Met de hulp en expertise van de mensen in het MCS team, die we gedurende deze tijd zeer zijn gaan waarderen, werden we weer op het goede spoor gezet om MCS-rm succesvol in te voeren.

Contracten

Bij het aanmaken van een contract is het nu uitermate handig dat we heel overzichtelijk voor onze vestigingen kunnen plannen en er zoveel gegevens automatisch worden opgehaald en aangevuld, zoals prijzen, accessoires en verkoopartikelen zodat we niks vergeten en geen kansen onbenut laten. Voor we het weten hebben we ons contract opgesteld en verstuurd.

Omdat MCS-rm een logische werkwijze heeft, kunnen we met één enkele gegevensinvoer ten minste vijf verschillende documenten automatisch aanmaken. Om te beginnen het huurcontract en vervolgens pakbon, transportbon, afleverbon, ophaalbon, einde-huur bevestiging, rekeningen en eventuele werkorders. Het helpt ons veel tijd te besparen.

Management Informatie

De mogelijkheid om eenvoudig de gewenste informatie op te halen op basis van een enkele invoer of kenmerk is een groot voordeel voor ons. We hebben nu ook direct inzicht in wat er speelt bij onze klanten, zoals het aantal lopende contracten en wat er nog uitstaat om op te halen.

Conclusie

Met MCS-rm hebben we inefficiënties in onze dagelijkse werkprocessen kunnen elimineren. Met deze tijdswinst zijn onze mensen nog meer inzetbaar om zich te kunnen concentreren op het optimaal helpen van onze klanten, en dat staat voor ons op nummer één.

De voordelen

Sinds de ingebruikname van MCS-rm heeft Gehlmax:

• Een beter inzicht in het bedrijf, de klanten, bezettingsgraad en rendement,
• Geoptimaliseerde workflows met automatisch gedigitaliseerde documentatie vanuit een centraal systeem,
• Zich verder kunnen onderscheiden door een premium service waarin de klant centraal staat.