De uitdaging

Mardi Gras gebruikte oorspronkelijk een oud DOS-systeem dat niet het niveau van rapportage, voorraadbeheer en beschikbaarheid bood dat zij nodig hadden. Ze wilden een solide verhuuroplossing gaan gebruiken die hun vloot efficiënter zou beheren en hun trouwe klantenbestand goed zou bedienen.

De oplossing

Het systeem diende binnen 6 weken te werken. MCS ging aan de slag en voerde een soepele en succesvolle implementatie uit. Aanvankelijk maakte Mardi Gras gebruik van een systeem gebaseerd op 4 gebruikers, met twee gebruikers aan de verhuurbalie en twee in de backoffice.

Invoering

We begonnen van nul tijdens de implementatiefase, waarbij MCS het platform samenstelde en daarna alle spreadsheets, gegevens en sjablonen invoerde. Het werd ons bijzonder gemakkelijk gemaakt. Alle initiële training was simpel en duidelijk en, zoals we hadden gehoopt: onze gebruikers vonden het systeem bijzonder snel en gemakkelijk aan te leren.

Kwaliteitszorg

We zijn blij dat MCS-rm alles doet wat we vragen en we waren onder de indruk van de uniforme processen en structuur. Het systeem heeft bijgedragen aan consistente processen voor kwaliteitsbeheer in heel ons bedrijf. Nu maken alle offertes, contracten en orderverzamellijsten gebruik van hetzelfde formaat en de prijszetting en facturatie worden op identieke wijze uitgevoerd, ongeacht wie de order aanneemt. We beschikken ook over een zeer nauwkeurig beheer van onze huurcontracten, leveringen en ophalingen.

Gebruik van bedrijfsmiddelen

Met MCS-rm weten we waar alles zich op ieder gegeven moment bevindt en welk volume nog verhuurd kan worden. We kunnen artikelen snel roteren om te zorgen voor maximale benutting, terwijl de beschikbaarheidsplanner ons aangeeft wat op een willekeurig moment beschikbaar is, en wat verhuurd is in de toekomst.

Planning van de beschikbaarheid

De opslag en het beheer van onze volledige voorraad artikelen voor evenementenverhuur gebeurt via het systeem. Onze voorraad omvat duizenden artikelen met hoge volumes en lastige doorlooptijden. Ik stel de manier waarop de beschikbaarheidsplanner ons helpt om dit te beheren bijzonder op prijs. Het laat ons inzoomen op waar alles zich bevindt, zodat we op goed ingelichte wijze kunnen beoordelen welke voorraad in de toekomst moet worden toegekend. We stellen prijsoffertes op voor opdrachten die pas over langere termijn plaatsvinden en dankzij dit systeem kunnen we nauwkeurig plannen voor de toekomst, wat op zichzelf zorgt voor een grotere winst. Het gaat allemaal om controle, en daar kunnen we nu dankzij MCS-rm over beschikken.

Nauwkeurig volgen van de voorraad

Het is fantastisch! Wanneer artikelen worden terugbezorgd, markeren we in het systeem ieder artikel dat niet langer deel uitmaakt van onze voorraad en het systeem neemt het automatisch weg uit de inventaristelling. Het is een fantastische tijdbesparing en het helpt ons om een nauwkeurig beeld te behouden van onze inventaris.

Formulieren en documenten manipuleren

We kunnen documentformaten op maat samenstellen, door onder meer voorwaarden en belasting op diensten toe te voegen en door de informatie om te zetten in een formaat dat gemakkelijk te lezen en te begrijpen is voor onze klanten, op welke manier ze dit ook bekijken.

De voordelen

Sinds Mardi Gras Events gebruik maakt van MCS-rm heeft het bedrijf:

• Toegang tot managementrapportage om een beter inzicht te krijgen in hun bedrijf
• De mogelijkheid om een toonaangevende klantenservice te bieden
• Verbeterd overzicht van bedrijfsbrede activiteiten met realtime gegevens en inzichten